什么是會議紀(jì)要？

會議紀(jì)要，是指用于記載、傳達(dá)會議情況和議定事項的法定公文。

要注意寫會議紀(jì)要不是寫會議記錄。會議記錄是一場會議的客觀紀(jì)實材料，只要打字快，沒有太大的難度，剛?cè)肼殘龅男氯艘餐耆軌騽偃巍?/span>

而會議紀(jì)要是會議記錄的升華，要在記錄的基礎(chǔ)上進(jìn)行歸納和概括，把會議的內(nèi)容和結(jié)果以正式公文的形式進(jìn)行傳達(dá)和執(zhí)行，切記不要寫成流水賬。

做會議紀(jì)要的好處是什么？

因為做項目往往是長線作戰(zhàn)，多線并行，很難做到每一次會議所有人都參加，每一次會議內(nèi)容都能記住。

所以會議紀(jì)要的作用就突顯出來，自己和同事可以通過查看會議紀(jì)要回顧會議的重點內(nèi)容，項目團(tuán)隊成員可以及時保持進(jìn)度的統(tǒng)一，做到無縫銜接。

2、提升思維和全局觀

一場項目會議，會涉及到業(yè)務(wù)、集團(tuán)的方方面面，這不光考驗聽力，還考驗?zāi)銓瘓F(tuán)業(yè)務(wù)的熟悉程度。通過長久的練習(xí)，能夠建立良好的全局觀，快速了解集團(tuán)的各個業(yè)務(wù)板塊。

尤其對職場新人來說，經(jīng)常做會議紀(jì)要，也是變相的學(xué)習(xí)，長此以往在知識文化、思考邏輯層面都能夠快速提升。

3、避免工作糾紛

因為做項目，經(jīng)常涉及甲乙雙方的溝通。在會議中涉及到的問題，確認(rèn)的事項，工作中的責(zé)任劃分，都完整地保留在會議紀(jì)要中?？梢宰鳛橐环菡鎸嵱行У膽{證，避免在工作推進(jìn)中發(fā)生糾紛。

如何記錄好一份會議紀(jì)要？

很簡單。就是一個沒參與會議的人能通過這份會議紀(jì)要，能夠了解會議里到底發(fā)生了什么，快速抓取會議的重點信息。

不過，想要在會議過程中立馬記錄一份完整的內(nèi)容非常有難度，所以我將從會議前、會議中、會議后三個方面來詳細(xì)講解如何做好一份會議紀(jì)要。

會議開始前，提前準(zhǔn)備會議基本信息及記錄模板，可以參照以下模板：

基本信息

• 會議主題：

• 會議時間（年、月、日、時）：

• 會議地點：

• 會議重點：

• 參會人員：

主要議程

• 議程一：

     發(fā)言人A：

     發(fā)言人B:

• 議程二：

     發(fā)言人A：

     發(fā)言人B:

會議結(jié)論

• 結(jié)論一

• 結(jié)論二

會議后待確認(rèn)事項

• 事項一

• 事項二

除了紀(jì)要模板，為了提高工作效率，還需要借助工具方便記錄，進(jìn)行二次整理。我建議會議過程全程錄音，再轉(zhuǎn)成文字，方便查漏補缺。

因為開會是講和聽的過程，如何做到在有限的時間內(nèi)去抓取關(guān)鍵、要緊的信息，是很值得我們?nèi)フ莆盏摹?br/>

一般來說，會議的類型分為兩大類：一種是項目推進(jìn)會，比如工作部署、落實項目下一階段模塊，另一種是座談交流會，比如思維交流、工作坊等。

1）針對項目推進(jìn)會議

發(fā)言人匯報的內(nèi)容一般是按照一定邏輯的，我總結(jié)了下，大體是這些方面：會議目的、基本情況、工作舉措、存在問題或困難、原因分析、下一步工作安排等。

當(dāng)然，一次會議不一定包含上述全部內(nèi)容，但八九不離十，特別是基本情況、工作舉措、存在問題和下步打算，這類是最常用的。

針對座談交流會，這種會議相對更寬松，要按照發(fā)言人的順序來記。

這種場合的發(fā)言未必結(jié)構(gòu)那么嚴(yán)謹(jǐn)，可能是夾敘夾議，甚至想到哪說到哪，這就對會議紀(jì)要形成了更大挑戰(zhàn)。這個時候，我們可能自己心里得有一本賬，就是自己要給發(fā)言人的內(nèi)容搭個架子。

可以先觀點（或現(xiàn)象），后論證，或者說，先結(jié)論性的東西再陳述性的東西，從一個點慢慢延展開來。如果有的時候，可能觀點不會直接給，那就先空著，等對方說完之后再從他們說的內(nèi)容里面提煉。

整理會議紀(jì)要有幾個要點需要注意：

1）注意格式

每個企業(yè)的要求不同，要最后呈現(xiàn)提成的方式是什么。關(guān)鍵要美觀大方，注意錯別字，字體、標(biāo)號、段落間隔要保持一致。

可以將重點、關(guān)鍵點加黑或者標(biāo)黃處理，這樣看會議紀(jì)要的人可以直接抓重點，節(jié)省閱讀的時間。

2）減少口語化的表達(dá)

開會過程中，口語化表達(dá)是在所難免。在做紀(jì)要的過程中，要注意用詞的轉(zhuǎn)換，把口語變成書面語，同時剔除掉一些沒有用的語氣詞。

3）留意關(guān)鍵數(shù)據(jù)

會議中涉及到一些數(shù)據(jù)，尤其要注意，注意不要寫錯，一些關(guān)鍵的數(shù)字可以進(jìn)行標(biāo)注。

4）確認(rèn)會后需要追蹤的事項

會議確認(rèn)的需要追蹤的事項，要注意寫清楚時間、負(fù)責(zé)人。整理完會議紀(jì)要后，及時發(fā)送給相關(guān)人員進(jìn)行確認(rèn)，確認(rèn)會議紀(jì)要內(nèi)容的一致性。

尤其涉及到與合作方的確認(rèn)的內(nèi)容，避免后期出現(xiàn)爭議的地方。

做任何事都是熟能生巧，做會議紀(jì)要也不例外。作為會議記錄者，要用心聆聽，用一句話形容就是：會議中誰都可以走神，唯獨記錄者不可以。

所以要反復(fù)訓(xùn)練，培養(yǎng)自己記錄的感覺，參加會議次數(shù)多了，時間久了，必然可以掌握出一套快速記錄的方法。

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